myyntikone

Markkinointiautomaatio vapauttaa aikaa rutiineista Netflixin katsomiseen

Tai mihin nyt haluatkin. Markkinointiautomaatiolla joka tapauksessa

  • vähennät manuaalista viime hetken työtä
  • annat ohjelmoitujen viestien pitää yllä asiakassuhteitasi
  • säästät aikaa ja hermojasi.

Näin pysyt pidempään poissa rutiineista ja voit ahmia Game of Thronesin kolmannen kerran peräkkäin!

TÄTTÄRÄÄ!

Markkinointiautomaatio: mistä on kysymys?

Eiku ihan oikeesti: markkinointiautomaatiolla tosiaan voit automatisoida tiettyjä toistuvia rutiinejasi jollain netissä toimivalla palvelulla – eikä niiden nyt välttämättä tarvitse markkinointiinkaan liittyä.

Jos nimittäin osaat kertoa mitkä julkaisut voi ajastaa menemään nyt jo tai kertoa, että aina kun tapahtuu X niin silloin pitää tehdä Y niin osaat jo kuvailla reseptin, jolla rutiinin voi ohjelmoida.

Esimerkiksi

  • Luo 10 some-postausta ja ajasta niiden julkaisu sivullesi viikon välein kalenterisoftalla
  • Tai laita sähköpostiohjelma lähettämään uusille listan jäsenille kolme tutustumismeiliä kolmen päivän välein ja ota heihin sitten vasta itse yhteyttä
  • Tai ohjelmoi automaatiosofta tekemään uusi tehtävä työlistaasi kun joku täyttää kotisivusi lomakkeen.
Nyt tää ajastais yhden tehtävän äidin työlistaan

Markkinointiautomaatio onnistuu kun osaat kertoa miten teet työsi

Kokemuksemme mukaan automatisointi on useimmille vähän hankalaa.

Syy on se, että jotta voi automatisoida, pitää pystyä kertomaan täsmällisesti miten oma työ tapahtuu eli missä järjestyksessä teet mitäkin.

Toinen syy on se, että jos työ tapahtuu edelleen paperilla tai omalla koneella olevilla Exceleillä, on usein aika paljon opeteltavaa ja dokumentoitavaa ennenkuin osia siitä voidaan siirtää verkossa tapahtuvaksi.

Yksi isoimmista yllätyksistämme on ollut huomata, että näissä molemmissa voi olla suuria haasteita ja vaikeudet näyttävät vain kasvavan.

Jotenkin vaan ihmiset ilmestyvät töihin ja taianomaisesti hoitavat hommansa, mutta he eivät osaa täsmällisesti selittää miten, tai sen selville saaminen vaatii kymmeniä haastatteluhetkiä.

Syitä tähänkin on monia, mm. se, että jos olet vähänkään tekemisissä tiedon kanssa, voi työsi tekeminen olla hyvin monimutkaista koska tietotyö tehdään järjestelmillä jotka monimutkaistuvat jatkuvasti.

Toinen on se, että perehdytys vaatii taitoa purkaa osaaminen pienempiin osiin ja tämän hahmottaminen voi olla vaikeaa. Ihminen saattaa jopa ärsyyntyä kun työn tekemisen yksityiskohdista kysellään.

”Siis ensi mä tuun töihin ja sit mä keitän kahvit. Eiku ensin mä pesen hampaat. Tai siis ensi mä nousen sängystä ja sit mä pesen hampaat ja…”

Anyway,

Markkinointiautomaation työkaluja

Jos työn kuvaus kuitenkin onnistuu niin työkalusta homma ei tule olemaan kiinni. Markkinointiautomaatiosysteemejä riittää ja niissä useimmissa on kevyet ilmaisversiot, joten alkuun pääsee nopeasti.

Jos heti haluat katsoa tarjontaa niin tässä ihan muutamia

Työkalut sinänsä eivät ole vaikeita, mutta se mikä vaatii työtä on sisältösuunnittelu ja oman työn hahmottaminen kirjallisesti.

Automaatiolla voit ajastaa julkaisuja

Julkaisuautomaation vastakohta on otsikoiden, kuvien ja tekstien kasaan heittäminen viime hetkellä manuaalisesti.

Sitä voi harrastaa jos voimansa saa katastrofeista.

Sinä kuitenkaan et saa, vaan otat käyttöön prosessin, joka tuottaa sisältöä jatkuvasti niin, että voit suunnitella ajastukset mielekkäisiin ajankohtiin.

Prosessina toimii ns. julkaisuputki , jonka

  • alkupäässä ovat sekalaiset ideat, joita heitellään johonkin listaan
  • keskivaiheessa ideoista luodaan julkaisut ja jos tiimi on isompi niin joku tarkastaa ne
  • ja lopussa julkaisut ajastetaan kalenteriin.
  • Tämän jälkeen niiden teho vielä analysoidaan, mistä tulee lisää uusia ideoita.
Selkeyden vuoksi: kun Me olemme järjestelmällisiä niin Me emme vain heittele ideoita Idea-vaiheeseen vaan ne tulevat strategiasta ja markkinointisuunnitelmastasi. Mutta niistä lisää myöhemmin.

Tällainen toimintatapa ohjaa pitkän tähtäimen suunnitelmallisuuteen. Siinä

  • sinä luot strategiasi mukaisia ja brändisi näköisiä julkaisuja suunnitelmallisesti etukäteen
  • ja ne ilmestyvät oikealle kanavalle sellaiseen aikaan josta on eniten hyötyä.

Sinulta taas vapautuu aikaa julkaisujen suunnitteluun ja niiden tehon analysointiin. Tai sitten siihen Game of Thronesiin.

Näin esimerkiksi teemme me yhdelle asiakkaallemme: suunnittelemme ja ohjelmoimme Instagram-kuvajulkaisut ja niiden tekstit kolme kuukautta ennen ensimmäistä julkaisua kolmen kuukauden paketeissa. Tämä vapauttaa aikaa reagoida yllätyksiin, esim. tapahtumiin, joihin asiakas haluaa luoda sisältöä lennosta.

Instagram-feedin visuaalista suunnittelua Later.com:illa ja tekstien valmistelua Google Drivessa

Markkinointiautomaatiolla automatisoit viestintääsi

Markkinointiautomaatiolla voit automatisoida viestintääsi.

Esimerkki 1: ”Kun saat meilin jonka otsikossa on sana sejase, laita vastaanottajalle meili, jossa on linkki dokumenttiin Z”

Tämä voisi toimia esimerkiksi rekrytointitilanteessa: kun kandidaatti laittaa hakemuksen sähköpostilla, ohjelmoi sähköpostiohjelma lähettämään hänelle heti kotitehtävän ohjeet seuraavaa vaihetta varten. Olemme tehneet näin jo vuosikausia Seomphonyllä ja tällä tavalla joukosta saa nopeasti eroteltua ne, jotka osaavat lukea, osaavat ymmärtää lukemansa ja osaavat tehdä ohjeiden mukaan. Yllättäen näitä on vähän.

Esimerkki 2: Tervetuloa-sähköpostiketjut: kun uusi jäsen liittyy sähköpostilistallesi, ohjelmoi Mailchimp lähettämään hänelle kolme meiliä kolmen päivän välein, jossa kerrot tuotteestasi tai palvelustasi tarkemmin. Lopuksi voit tehdä hänelle tarjouksen jota ei saa mistään muualta.

Esimerkki 3: ohjelmoi tietty meili lähtemään tiettynä päivänä:

  • lähetä kaksi päivää ennen majoituspaikkaasi saapumista meili, jossa on kerrottu kaikki käytännön asiat.
  • Tai lähetä asiakastyytyväisyyskysely kahden päivän kuluttua siitä kun asiakas osti verkkokaupastasi tuotteen.
  • Tai lähetä Hyvää Syntymäpäivää!-toivotus asiakkaan syntymäpäivänä (jos sellainen tieto on kerätty).
Jos ihminen ei osta Jannen verkkokaupasta heti niin ihminen saa tällaiset automatisoidut meilit

Voit myös automatisoida muita toistuvia rutiineja

Toinen automaation kategoria on luoda mihin tahansa toimintaan liittyviä triggereitä eri liipasimia tyyliin ”kun X niin sitten Y” eli kun jossain käyttämässäsi järjestelmässä tapahtuu jotain niin tuota siitä toiseen järjestelmään jotain muuta.

Systeemejä, joilla tällainen on mahdollista pienyrityksille ovat mm. Zapier ja IFTTT. Korporaatiokäyttöön taas sopii mm. UI Path ja vastaavat.

Emme tässä tämän tarkemmin kerro näistä koska jokaiselta noista löytyy havainnollisia käyttöönottovideoita Youtubesta joten ei muuta kuin sinne ihmettelemään. Hae esimerkiksi sanoilla ”IFTTT tutorial”.

Me tosin voimme opastaa näiden käyttöönotossa ja yhteyden meihin saat liittymällä sähköpostilistallemme yhteydenottolomakkeella täällä.

Ulkoistus

Jos et pysty täysin automatisoimaan rutiinejasi, voit myös harkita ulkoistusta virtuaaliassistentille.

Siis että mitä?

Virtuaaliassistentille. Hän on henkilö jossain päin maailmaa (taikka vaikka Suomessakin), jolle ulkoistat keikkatyöalustan kautta toistuvaa työtäsi.

Laitoimme viestin virtuaaliassistentillemme

Olemme itse käyttäneet virtuaaliassistentteja vuodesta 2010 asti eli kokemusta on. He ovat tehneet meille blogikirjoituksia, hakuja, raportteja, sosiaalisen median sisältöjä, hakukoneoptimointia ja markkinoinnin sekalaisia tehtäviä.

Kokemukset ovat vaihtelevia ja ne ovat riippuneet täysin siitä miten tarkan kirjallisen ohjeen olemme osanneet tehdä työn tekijälle etukäteen. Eli aina pitää katsoa peiliin.

Suosittelemme siis ensin työohjeen kirjoittamista. Jos osaat tehdä sellaisen, voi virtuaaliassistenttiakin harkita. Jos et ikinä ole tehnyt työohjetta, voimme auttaa. Yhteydenottolomake täällä.

VA-palveluja on netti pullollaan

  • Niitä löytyy joka maasta paikallisia kun haet ”virtuaaliassistentti” sanaa paikallisella kielellä. Suomessa esimerkiksi on freelanceri.info ja virtuaaliassari.fi
  • Isoista kansainvälisistä alustoista mainittakoon Fiverr ja Upwork

Virtuaaliassistentin palkkaamisessa prosessi menee suurinpiirtein näin

  1. Kirjoita työpaikkailmoitus. Se voi olla pitkäkin, mutta kokemukseni mukaan useimmat haluavat selvittää työn yksityiskohdat keskustellen kuin lukea pitkän ohjeen ensin. Me kuitenkin suosittelemme selkeää ohjeistusta, koska niiden lukeminen on jo ensimmäinen työhaastattelukysymys.
  2. Varsinkin Fiverrissä ja Upworkissä nimittäin saatat saada vinon pinon hakemuksia, joista näet heti, että ohjeita ei ole luettu yhtään ja tässä nyt vaan kokeillaan kepillä jäätä. Nämä voi suoraan rankata pois periaatteella, että jos kandidaatti ei vaivautunut lukemaan ohjeita tässä vaiheessa, hän todennäköisesti on yhtä huolimaton jatkossakin.
  3. Haastattele 3-5 parasta hakijaa. Tämän voi tehdä chatillä, puhelimella tai videoyhteydellä.
  4. Parhaalle kandidaatille ehdotamme aina ennakkotehtävää joka on miniversio siitä mihin häntä ollaan oikeasti rekrytoimassa. Kaikki eivät tähän suostu, joten:
  5. Valitse paras ja sovi koeajasta. Se voi olla viikko, kuukausi tai kolme riippuen työtehtävästäsi. Virtuaaliassistenttien kanssa syystä tai toisesta homma vain ei joskus toimi. Silloin on parempi päättää sopimus ja haastatella seuraava kandidaatti.
  6. Raha liikkuu niin, että assistentti kirjaa tuntinsa ylös palveluun, sinä annat alustalle luottokorttitietosi ja firma pidättää kortiltasi tehtyjen tuntien verran rahaa kerran kuussa. Summa riippu tuntipalkasta. Aasialaisia voi saada 5 USD per tunti, Itä-Eurooppalaisia 15 EUR / tunti ja länsimaisten palkat voivat olla mitä tahansa.
  7. Työmäärälle voi ja kannattaa asettaa viikottainen katto, jolloin pystyt ennustamaan budjettiasi. Kun tarvittavat luottamus on syntynyt, voit halutessasi poistaa katon. Sopimuksen voi myös lopettaa koska tahansa.
Brittiläinen VA voisi suunnitella minulle vaikka oman auton

Lopuksi: haluaisimme välttää kulttuurisia stereotypioita, mutta kokemuksemme mukaan

  • Halvimman VA:n saa Bangladeshista tai Intiasta, mutta heille kannattaa delegoida sellaista työtä joka on täysin pomminvarmaa, toistuvaa ja jossa ei ole minkäänlaista päätöksentekoa. Aasialaisilla, varsinkin intialaisilla on usein enemmän intoa kuin taitoa ja se intokin lopahtaa usein hyvin nopeasti, mutta pysyy jos työ on tarpeeksi pienimuotoista ja toistuvaa.
  • Itäeurooppalaisiin olemme olleet viime vuosina todella tyytyväisiä! Heille voi delegoida jopa päätöksentekoa tyyliin jos A niin sitten B, mutta jos X niin sitten Y. Monta reipasta ja osaavaa VA:ta on löytynyt Bulgariasta, Sloveniasta, Albaniasta ja sieltä päin.
  • Filippiiniläisiä kehutaan myös kovasti ja heistä meillä on muutama hyvä kokemus. Aikaero voi olla haittaava tekijä tai sitten ei, jos palkkaat filippiiniläisen tekemään esimerkiksi myyntiraportin kerran päivässä myyntisi päätyttyä.
  • Mitä enemmän työssä tarvitaan luovuutta, sen enemmän suosittelemme länsimaisia. Hinnatkin ovat sitten kyllä länsimaista tasoa. Eesimerkiksi englantilaisten ja suomalaisten kanssa homma on aina toiminut.

Tulipa taas paljon ajateltavaa. Siksipä kerromme vielä, että

Käynnistä automatisointi jatkuvan parannuksen kautta

Me täällä Seomphonyllä suosimme isojen projektien sijaan jatkuvaa parannusta.

Se on menetelmä, jossa ensin keskustellaan isosta kuvasta ja lopullisesta tavoitteesta ja sen jälkeen aloitetaan pienten muutosten testaus.

Tämä siksi, että usein kun tehdään luovaa työtä tai muutoksia tehdään ensimmäistä kertaa niin niiden vaikutuksia ei tiedetä etukäteen. Tästä syystä voi olla syytä ottaa pieniä riskejä riski kerrallaan. Tämä saadaan toteutettua jatkuvan parannuksen testauksella. Lue lisää täältä.

Jos haluat tietää enemmän, niin liity postituslistallemme tästä (ellet jo ole) tai tilaa meiltä luento, koulutus tai konsultointia aiheeseen liittyen tätä kautta niin jutellaan lisää.